उद्यमी मा कार्यप्रवाह। व्यवस्थापन कार्यक्रम कागजात र रेकर्ड पालन गरेमा

कार्यप्रवाह स्वचालन लगभग सबै आधुनिक कारोबार द्वारा गर्न resorted एक उपाय हो। साना कम्पनीहरु अक्षर, बजेट, इनभ्वाइसहरू, अनुबंध र आवश्यकताहरु सबै प्रकार सहित विभिन्न कागजातहरू, को एउटा ठूलो संग काम गर्दै छन्। यो लगभग हरेक आधुनिक संगठन पूर्णता र डाटा को संरक्षण, फेला र विभिन्न जानकारी भण्डारण सजिलो को खर्च मा प्रदान गरिएको छ जो एक कार्यप्रवाह, यो उपाय प्रयोग गर्न, र यसको अनुमोदनको लागि आवश्यक समय को अनुकूलन सीमित प्रयास छ कि यस कारण लागि हो।

किन गर्छन्?

वस्तुतः कुनै पनि कम्पनी कर्मचारीहरु सही जानकारी पाउन प्रयास धेरै समय खर्च र तथ्याङ्क eloquently यो काम समय करिब आधा लिन्छ भनेर भन्छन्। अवस्थित कि "कतै" कुनै पनि कागजात यसलाई पनि सट्टा फेरि नयाँ पुन: सिर्जना गर्न भनेर हुन्छ रूपमा पुन: प्रयोग गर्ने। यो एक मानक एक सन्धि को मूल पाठ कम्प्युटर मा एक वकील छ जसमा अवस्थामा छ, र पत्रिका लेखा प्रणालीमा कार्यान्वयन अनुबंध को कार्यान्वयन सँगैको को जमानत मा प्रविष्टिहरू, बिल र प्रेरित कागज फारममा वित्तीय विभाग मा निहित छन्, र पत्राचार गर्ने सन्धि को आचरण सम्बन्धमा काम विद्युतीय मेल बक्स कर्मचारीहरु छ। यो जानकारी को "तितरबितर" यो त्यहाँ वास्तविक कार्यप्रवाह स्वचालन छ यस्तो अवस्थामा छ, सुरक्षा, निष्ठा र स्थिरता गर्न अत्यन्तै हानिकारक छ।

विशेष सूचना प्रणाली को परिचय मार्फत समस्या को प्रधान बहुमत हल। उदाहरणका लागि, बजेट प्रणाली केही गठन र यस्तो कागजातहरू विभिन्न संस्करणहरू भण्डारण पछि परस्पर बजेट को एक प्रणाली सिर्जना गर्न सक्ने क्षमता, साथै आफ्नो स्थिति को एक संकेत प्रदान गर्दछ। यसरी समस्या आंशिक रूपमा यस्तो प्रणाली को प्रयोग द्वारा बजेट कागजात हल छ।

तर वर्तमान budgetary रूपरेखा, साथै लेखा र ईआरपी-प्रणाली अवस्थामा को भारी बहुमत सिर्जना कि सकिँदैन र तालिका फारम भण्डार डाटा को प्रकारको अर्थात्, संरचित जानकारी काम भूल छैन। सबैभन्दा विशेषज्ञहरूका अनुसार, कुनै पनि आधुनिक व्यापार संरचित जानकारी डाटा को कुल रकम गर्दा बाँकी ई-मेलहरू, पाठ कागजातहरू, वार्ता विभिन्न रिपोर्ट र सभाहरू, चित्र, आदि समावेश मात्र 20% प्रदान एकदम अक्सर, अध्ययन असंरचित जानकारी सञ्चालन बिना बस सम्भव छैन पहिले नै वर्तमान संरचित छ जो एक सामान्य मूल्यांकन kontektsta बनाउन छ। भण्डारण, सङ्कलन र यस्तो डाटा को पछि संसाधन कार्यप्रवाह जस्ता उपाय, र सामग्री व्यवस्थापन प्रणाली जानकारी कम्पनी को प्रयोग द्वारा प्रदान गरिएको छ।

यो के हो?

इलेक्ट्रनिक व्यवस्थापन प्रणाली कागजातको मद्दत संग पेश कागजातहरूको आधारमा संगठन को कर्मचारीहरु बीच कुनै पनि अन्तरक्रिया को संगठन प्रदान गर्दछ। फेरि 1 C कागजात कागजात सिर्जना, संगठन तिनीहरूलाई सार्दा को संभावना को लागि प्रदान गर्दछ र कागजातहरू र प्रक्रियाहरू तिनीहरूलाई प्रयोग गरेर वर्णन को कार्यान्वयन नियन्त्रण राख्छ। तसर्थ, इलेक्ट्रोनिक कागजात उनको काम अनुवाद वास्तवमा नयाँ स्तर छ, लाभ को कम्पनी विशाल नम्बर प्रदान गर्दछ।

यो विद्युतीय प्रणालीमा हरेक एक कागजात विशिष्ट यो यस्तै छ भनेर विवरण को एक पुरा सेट द्वारा विशेषता छ (अक्सर कार्ड यस्तो सेट रूपमा उल्लेख)। कार्ड, जानकारी को एक किसिम कागजातको प्रकार, गठन र परिवर्तन, लेखक, साथै भण्डारण ठाउँ र अधिक को मिति सहित समावेश हुन सक्छ। भविष्यमा कागजात व्यवस्थापन प्रणालीमा अनुसार कार्ड निर्दिष्ट गरिएको छ जो विवरण संग भण्डारण र आवश्यक कागजात को पुनर्प्राप्ति प्रदान गर्नेछ।

अवसर

इलेक्ट्रोनिक कागजात व्यवस्थापन लाभ को मात्र होइन धेरै संग संगठन प्रदान गर्दछ, तर यो पनि पनि महत्त्वपूर्ण छ जो धेरै नयाँ सम्भावनाहरू, माथि खोल्छन्।

केंद्रीकृत नियन्त्रण

कति ठूलो वा त्यो उद्यम कागजात व्यवस्थापन प्रणाली बिना यसलाई परिसंचारी कागजातहरू को रूप मा तीव्र परिवर्तन को लागि अनुमति दिन्छ। उदाहरणका लागि, विभिन्न जिम्मेवारी केन्द्र को लागत को कुनै पनि लागि आवेदन फारम बस सिस्टम पहिले नै भण्डारण गरिएको छ, जो पर्याप्त टेम्पलेट दावीको, केही समायोजन गर्न परिवर्तन गर्न। कि पछि, यस्तो आवेदन भर्न गर्ने कर्मचारीहरु आवेदन भरिएको र सिस्टम मार्फत पठाइएको छ देखि, कागजात अप्रचलित प्रकारका प्रयोग गर्न सक्षम हुने छैन।

दस्तावेज जीवनचक्र समर्थन

परित्याग र कुनै पनि उद्यम प्रशोधन हुनेछ कि हरेक कागजात, आवश्यक सेट धेरै चरणमा मार्फत जान्छ। उदाहरणका लागि, यो कर्पोरेट बजेट आउँदा, यो पहिलो आवश्यक बनाउन, र त्यसपछि अनुमोदन र तोकिएको समयमा कार्यान्वयन छ। कि पछि, गहन विश्लेषण गर्न बजेट विषय विभिन्न वास्तविक र योजना प्रदर्शन र संग्रह गर्न पठाए। 1 C मा कागजात खातामा कम्पनीको व्यापार को कर्पोरेट वातावरण आधारभूत आवश्यकताहरु, साथै विभिन्न कानुनी नियम र उद्योग स्तर लिएर, कागजात को जीवन चक्र भन्दा तंग नियन्त्रण प्रदान गर्दछ।

टिमवर्क

इलेक्ट्रोनिक कागजात व्यवस्थापन प्रणाली सिर्फ एक कागजात सामूहिक काम को संगठन भन्दा धेरै प्रदान गर्दछ र उपस्थित विभिन्न कार्यालय मा वा फरक शहर भएका विशेषज्ञहरु हुनेछ।

प्रणाली, एकै कागजातको संस्करण को एक पर्याप्त मात्रामा भण्डारण गर्दछ निर्देशन साथै र परिवर्तन तिनीहरूले, डाटा व्याख्या गर्न सक्ने छ आधारभूत जानकारी, उहाँले छुटकारा पर्छ जो प्रभावित बिना केही टिप्पणीहरू र टिप्पणीहरू तिनीहरूलाई थप्न।

गोपनीयता

यस्तो प्रणाली को बरु महत्त्वपूर्ण सुविधा नै कागजात 1 C मा गुप्तिकरण पछि एक विशेष डिजिटल हस्ताक्षरको मार्फत सदस्यता प्राप्त गर्न सक्नुहुन्छ भन्ने छ। यो कुनै पनि जानकारी को प्रामाणिकता पुष्टि मात्र होइन, तर पनि विशिष्ट लेखक संग पहिचान, साथै आवश्यक भएमा, विभिन्न डाटा भण्डारण लागि सबैभन्दा प्रभावकारी सुरक्षा हासिल गर्न सम्भव बनाउँछ।

मार्ग

इलेक्ट्रनिक कागजात व्यवस्थापन प्रणाली उपलब्ध छैन भने, तब मामला मा केहि जमानत सिर्जना मा भाग गर्ने कर्मचारी, आवश्यक यी जमानत स्थानान्तरण गर्न सबै भन्दा राम्रो छ जो बुझ्न पर्छ। उद्यमी मा इलेक्ट्रोनिक कागजात व्यवस्थापन स्वतः डाटा सही व्यक्ति स्थानान्तरण गर्न।

आफै गरेर, रुटिङ निःशुल्क र कठोर छ। जबकि कठोर सबैभन्दा सही विनियमन प्रदान मुक्त, उपयुक्त रूपमा बिल्कुल कुनै पनि प्रापकको निर्देशन दस्तावेज मौका प्रदान गर्दछ, तर विशेष अवस्थामा ट्राफिक नियमहरु को सिस्टम कागजातमा पूर्व-स्थापित को कार्य तपाईं समीक्षाको लागि मस्यौदा कागजात पठाउन आवश्यक छ भने, उदाहरणका लागि एक सानो पज हुन सक्छ ( केही बाहिर विशेषज्ञहरूका)।

पहुँच नियन्त्रण

त्यहाँ दस्तावेज व्यवस्थापन को मामला मा कम्पनीको कर्मचारीहरु विभिन्न शक्तिहरु बीच भेद कसरी धेरै विकल्पहरू छन्। त्यसैले, एक उन्नत कार्यप्रवाह एक व्यक्ति पूर्ण नियन्त्रण दिन डाटा कुनै पनि फाइलहरू सम्पादन गर्न वा पनि हेर्ने मात्र अनुमति वा व्याख्या गर्ने क्षमता सीमित भन्दा अनुमति दिन्छ। यो निकै भिन्न डेटा संग काम सरल र महत्त्वपूर्ण छ - यो धेरै सुरक्षित हुन्छ।

एकीकरण

वित्तीय, औद्योगिक, विश्लेषणात्मक, आदि - अधिकतम डाटा निष्ठा, एक विशेष कम्पनी मा कोरिएको जो सुनिश्चित गर्न, उद्यम मा इलेक्ट्रोनिक कागजात व्यवस्थापन अरूसित स्थापित प्रणाली को एकीकरण लागि प्रदान यस्तो एकीकरण मार्फत धेरै बीच सम्पर्क एक किसिमको रूपमा पर्याप्त गरे प्रयोग अक्सर आधुनिक कार्यप्रवाह सिस्टम विशेषताहरु सफ्टवेयर प्रकार।

सबै प्रणाली को कागजात, तार्किक यो जानकारी, सन्दर्भ भनिन्छ सम्बन्धित छ। यो एक कागज सामग्रीहरू वा ई-मेलहरू, फ्याक्स, भुक्तान कागजात, गतिविधिहरु, भिडियो वा अडियो रेकर्डिङको को रेकर्ड, र अन्य जानकारी को पनि धेरै समावेश गर्न सक्नुहुन्छ। कागजात को सन्दर्भ पनि प्राथमिकता र व्यवस्थापन आवश्यकता आधारमा वा स्वयं पूर्ण स्वचालित प्रक्रिया थप गर्न सकिन्छ।

उदाहरणका लागि, गठन र बजेट मा पछि परिवर्तन प्रक्रिया मा कार्यप्रवाह को स्वचालन को आधुनिक प्रणाली अन्य प्रासंगिक जानकारी को एक नम्बर प्रयोग गर्न सकिन्छ:

• बजार अनुसन्धान को सबै प्रकार, मात्र आफ्नै तर पनि बाह्य स्रोतबाट प्राप्त गरेका थिए ती सहित;
• समकक्षों (खरीदार वा विक्रेताहरु) संग विभिन्न सम्झौताहरू;
• विशेष कानुनी र सन्दर्भ कागजातहरू;
• नै झल्काउँछ जो कुनै पनि सीमितता वा अनुमानको थप दस्तावेज, (उदाहरणको रूपमा, मुद्रास्फीति, विनिमय दर र अन्य डाटा को दर);
• सभा, को मिनेट कुनै पनि संस्करण छलफल गर्न आयोजित बजेट छ, र प्रक्रिया (अक्सर यस्तो कागजात सबै कर्मचारीहरु बीच ई-मेल मार्फत budgetary जानकारी फाइलहरू बाट अलग पठाइएको र भण्डारण गरिएको छ) मा कामदारहरूको टिप्पणी सबै किसिमका र सहभागी अवलोकन समावेश गर्नुहोस्।

प्रयोगकर्ताले गर्ने कुनै पनि समयमा, एक बजेट संग काम गरिरहेको छ, आवश्यक भएमा, माथि कागजातहरू कुनै पनि, आधुनिक कार्यप्रवाह प्रविधि उहाँलाई कुनै पनि लामो खोजहरू बिना यो गर्न अनुमति दिन्छ रूपमा हेर्न सक्नुहुन्छ।

के प्रणाली हाम्रो साथ प्रयोग गरिन्छ?

रूसी कम्पनीहरु पाउन सकिन्छ कि सबै भन्दा लोकप्रिय सफ्टवेयर समाधान को एक Microsoft Exchange Server संग माइक्रोसफ्ट आउटलुक उपयोगिता संयोजन सकिन्छ। पहिलो आवेदन, सिद्धान्त मा, मा लगभग हरेक कम्प्युटर, विनिमय सर्भर अक्सर पूर्ण-fledged ई-मेल सर्भर रूपमा प्रयोग गर्न लिइएको छ जबकि सेट। पहिले नै केही समय पहिले आयोजित इलेक्ट्रोनिक कागजातको परिचय थियो कम्पनीहरु, यस्तो कार्यक्रम मात्र ई-मेल को लागि एक मंच रूपमा पनि यो सफ्टवेयर लगभग सबै संगठनहरूका लागि एकदम कार्यात्मक स्वचालन कार्यप्रवाह रूपमा प्रयोग गर्न सकिन्छ केही केंद्रीकृत सेटिङहरू पछि प्रयोग गरिन्छ भन्ने तथ्यलाई बावजुद ।

क्षणमा, रूसी बजार कागजात व्यवस्थापन स्वचालन र त्यस्तै सफ्टवेयर प्रदान गर्दछ जो मात्र पश्चिमी मतलब छ, तर पनि घरेलू विकासकर्ताले, विभिन्न प्रणाली दर्जनौँ भरिएको छ। पनि माइक्रोसफ्ट, माथि कार्यक्रम बाहेक, यस्तो सामग्री व्यवस्थापन सर्भर वा SharePoint Portal सर्भर रूपमा पनि उपयोगिता प्रदान गर्दछ।

सबैभन्दा सबै अवस्थित प्रणाली बीचमा शक्तिशाली Documentum मानिन्छ, तर मुख्य रूप ठूलो कम्पनीहरु को यस स्वचालन प्रक्रिया प्रयोग गर्नुहोस्। यसको पूर्ण सिस्टम को आधार मा सेट अप स्वचालित सफ्टवेयर लोटस टिपोट प्याकेजको खर्च मा केही कम्पनीहरु को कार्यप्रवाह, तर धेरै "प्रोग्रामर लागि डिजाइनर" को एक प्रकारको यो कल, एकदम गाह्रो छ।

रूसी र पश्चिमी प्रणाली कस्तो भिन्नता छ?

हामी घरेलू र विदेशी उपयोगिता बीच मुख्य मतभेद कुरा भने, तिनीहरूले क्षमताहरु स्केलिङ उपलब्ध छन्। उदाहरणका लागि, पश्चिमी विकासकर्ताहरूले को सिस्टम सबै सञ्चालन प्रणाली वस्तुतः मा सञ्चालन गर्न सक्छन् भने, यो ज्यादातर घरेलू तिनीहरूलाई कुनै पनि एक मात्र विकास, र पाठ्यक्रम, यो अक्सर विन्डोज छ कि थियो। पश्चिमी प्रणाली कुनै पनि DBMS प्रयोग गर्न कन्फिगर गरिएको हो। यस्तो रूसी प्रणाली अवरोध अचाक्ली क्रस-मंच, एकीकृत समाधान निर्माणको संभावना बाधा गर्न सक्नुहुन्छ।

कार्यक्षमता सन्दर्भमा, मुख्य फरक पश्चिम dokumentoproizvodstva स्वचालन र कार्यप्रवाह मा एक ब्रान्ड अन्तर्गत जारी गर्न सकिन्छ भनेर धेरै कार्यक्रम, तर उद्देश्य को एक किसिम को लागि लक्षित कार्यान्वयन भन्ने तथ्यलाई मा निहित। उदाहरणका लागि, पूर्ण स्वचालन र एकीकरण ईआरपी-प्रणाली संग को लागि प्रयोग गरिन्छ जो व्यक्तिगत उत्पादन, को एक नम्बर Documentum प्रदान गर्दछ डिजाइन र ईन्जिनियरिङ् कागजात व्यवस्थापन समर्थन, आदि रूस मा विकास गरिएको सफ्टवेयर को प्रधान बहुमत, एक विशेष समस्या समाधान गर्ने उद्देश्य लिएर।

पनि टिप्पण लायक मुख्य फरक के एक कार्यप्रवाह स्वचालन प्रणाली दुवै दल को दृष्टिकोण मा निहित छ। पश्चिमी प्रणाली घरेलू कार्यक्रम को भारी बहुमत मात्र केही कार्यहरु स्वचालित गर्न गर्दा, पूर्ण स्वचालन प्रदान गर्न र फलो-अप समर्थन संगठन भित्र व्यापार प्रक्रियाहरू विभिन्न माध्यम गर्न अभिप्रेरित छन्।

लगभग को पश्चिमी प्रणाली को लागत $ 400 देखि एक सामान्य इलेक्ट्रोनिक कागजात सुनिश्चित गर्न आवश्यक कार्यान्वयन, हार्डवेयर र सफ्टवेयर को लागत गणना छैन, प्रत्येक काम को लागि $ 1,000 दायरा। अक्सर आत्म-परिचय लाइसेन्स करिब आधा सामान्य लागत, कार्यक्रम को सबै भन्दा रूपमा कार्यप्रवाह कार्यान्वयन विभिन्न पदोन्नति को स्वचालन लागि लागत, तर ठूलो परिमाण को आदेश को केही परिस्थिति मा मूल्य। सबैभन्दा कठिन मध्ये एक सधैं जस्ता परियोजनाहरूको कार्यान्वयन गर्न वित्तीय दस्तावेज स्वचालन को परियोजना हो बारे 2-3 पटक लाइसेन्स को लागत भन्दा उच्च खर्च।

घरेलु सफ्टवेयर प्रति सीट $ 200-600 मा बेचे र खातामा थप कार्यक्रम र विभिन्न उपकरण लागत लिएको भनेर बाहेक। अन्त मा, तुलनात्मक मूल्य को गणना मा पश्चिमी प्रणाली धेरै नै तरिकामा बाहिर छ।

सुविधाहरू

स्वचालन को एक प्राथमिकता निर्देशन रूपमा अवस्थामा को भारी बहुमत मा उदाहरणका लागि, कागजात को harmonization सम्बन्धित प्रक्रियाहरु, प्रारम्भिक तयारी र बजेट थप कार्यान्वयन प्रक्रिया हो। तर, धेरै टोली अहिले कार्यालय स्वचालन र कार्यप्रवाह, त्यो छ, बाहिर जाने र आउने कागजातको दर्ता प्रक्रिया संग प्रयोग गर्दै हुनुहुन्छ।

इलेक्ट्रनिक प्रणाली परिचय त्यसैले यो परियोजना को विशिष्ट सुविधाहरू मा बास गर्न आवश्यक छ, कुनै पनि अन्य स्वचालित प्रणाली को परिचय बाट मौलिक अलग छैन।

उद्यम-वर्ग भण्डारण सिर्जना

कुनै पनि मामला मा परिचय कागजात स्वचालन, सबै कागजात भण्डारण गर्न जो केही कर्पोरेट रिपोजिटरी लागि प्रदान गर्दछ। भण्डारण को तार्किक संरचना, विकास र सुरक्षा नीति थप कार्यान्वयन, साथै कागजात भण्डारण वर्गीकरणका अधिकतम शुद्धता आवश्यक र परियोजना को एक प्रारम्भिक चरण मा बाहिर गर्न छ।

एक प्रारम्भिक चरण एकल कर्पोरेट रिपोजिटरी मा हालको भण्डारण स्थानहरूबाट सबै कागजात सार्न गर्न सकिन्छ मा त यो, भण्डारण कार्य डिजाइन को सुरुमा तैनाथ गर्न सकिन्छ भनेर मनमा सार्ने गर्नुपर्छ। फलस्वरूप, प्रयोगकर्ताहरूले प्रणाली को प्रमुख कार्य कुनै पनि साथ आफूलाई familiarize गर्न सक्नुहुन्छ, र साथ मास्टर र यसको आवेदन। प्रणाली जस्तै दस्तावेज, नयाँ कागजातहरू को उपस्थिति, आदि परिवर्तन मा अलर्टमा सेवा कार्यहरु को प्रयोगको माध्यमबाट हुन सक्छ लागू गर्न कर्मचारीहरु को मिलाइएको अघि बढाउने

यसरी, कार्यप्रवाह विकास र यसको सञ्चालन सुधार गर्न खोज्ने कुनै पनि आधुनिक कम्पनी को लागि आवश्यक छ।