संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन संगठन: GOST, निर्देशन, कागजात, नियम। अभिलेखीय रेकर्ड व्यवस्थापनका लागि दिशानिर्देश

संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन नियम कागजात र कम्पनी को वर्तमान गतिविधिहरु छैन संलग्न सामाग्री काम गर्न प्रमुख आवश्यकताहरु समावेश गर्दछ। तिनीहरूले अनुसार वर्तमान संग formulated छन् नियामक रूपरेखा, नियामक स्कोप प्रक्रिया, संकलनको र जानकारी भण्डारण। संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन लागि सेट मानक को रूपरेखा प्रयोग कुञ्जी सर्तहरू। प्रविधि र उन्नत सूचना प्रविधि प्रयोग खाता प्रगति तिनीहरूलाई मस्यौदा गर्दा। अभिलेखीय रेकर्ड व्यवस्थापन आधार थप विचार गर्नुहोस्।

घटना

दिशानिर्देश अभिलेखीय रेकर्ड व्यवस्थापनका लागि सरकार एजेन्सीहरू लागू हुन्छ। तिनीहरूले पनि काम केहि प्रकारको मा लगे व्यवसायीहरूको लागि आवश्यक छ। विशेष मा, नियमहरु विवरण, दर्ता, संरक्षण र रूसी संघ को संगृहीत कोष को कागजात को प्रयोग को भाग मा लागू, राज्य सम्पत्ति उल्लेख।

फिलिम, phonographic, भिडियो, फोटो, नक्सा, विज्ञान र प्रविधि, telemetry जानकारी, योजना र रिपोर्टिङ मा बाहिर सेट प्रावधान द्वारा शासित काम उद्यमको उप।

यो कर्तव्य र (1994 र 1998. देखि) को आरएफ वायुसेना को कागजात को अस्थायी भण्डारणको लागि क्षेत्रीय कानून को आधार प्रदान गर्दछ (1993 देखि) को अभिलेख मा संगठन, स्थिति गठन गर्ने अधिकार। नियामक रूपरेखा क्षेत्रीय महत्व कानुनी प्रेरित गठन। नियमहरूमा कागजातहरू लागू छैन विचार, संघीय व्यवस्थाले नियमन छ कि काम 5485-1 № र राष्ट्रपति उर्दी 30.11.1995 देखि 1203 №, को

पूरा

यो उद्यम एकाइहरु को वृत्तचित्र आधार एक क्रमबद्घ replenishment छ। टिप्ने निर्धारण समावेश:

1. स्रोत।
2. सामाग्री को संरचना प्राप्त गर्न।

यो गतिविधि भाग रूपमा पनि संग्रह दस्तावेज प्रत्यक्ष स्थानान्तरण बाहिर छ। स्रोतहरू रूपमा छन्:

1. उद्यम एकाइहरू।
2. भौतिक व्यक्ति।
3. अधीनस्थ संरचना।

सामाग्री को संरचना

अभिलेखीय रेकर्डको लागि व्यवस्थापन निर्देशन कि अधिग्रहण अस्थायी रूपमा (10 वर्ष) अवस्थामा र स्थायी भण्डारण गरिन्छ सेट गर्छ। पनि कर्मचारी जानकारी संक्षिप्त। अवस्थामा जहाँ 10 भन्दा कम वर्ष को आफ्नो जीवन, नियम, अभिलेखहरु हस्तान्तरण छैन। तिनीहरूले उद्यम प्रासंगिक भागहरु मा निहित छन्। यस्तो कुराको आफ्नो जीवन को अन्त मा नष्ट छन्। व्यक्तिगत चरित्र विवरण मालिक को अनुरोध मा प्रसारित छन्। त्यसपछि, तिनीहरूले स्थायी सामग्री लागि राज्य अभिलेखालयबाट पठाइएका छन्। स्थानान्तरण पनि सामाग्री उद्यम precursor र liquidated अधीनस्थ संरचना हुनेछ।

संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन र nomenclature

अधिकृत कर्मचारीहरु प्रदर्शन उद्यम जानकारी सामाग्री संग काम, अवस्थामा एक क्रमबद्घ सूची बनाउन। उहाँले nomenklatura भनिन्छ। यसको गठन मा संकेत को आफ्नो जीवन सामाग्री। अभिलेखीय रेकर्डको लागि व्यवस्थापन मार्गदर्शन निगरानी र nomenclature को मस्यौदा सेवा प्रावधान सहज बनाउन अधिकार विभाजन prescribes। व्यवस्थित सूची स्थायी र अस्थायी (10 वर्ष) भण्डारण जानकारी सामाग्री को सूची को गठन को लागि आधारको रूपमा सेवा गर्दैछन्। Nomenclature पनि एक प्रमुख लेखा कागजात छ। यो अस्थायी भण्डारण अवस्थामा, 10 भन्दा कम वर्ष को एक अवधि सहित दर्ता लागि प्रयोग गरिन्छ। प्रदर्शन कार्ड फाइल प्रेरित विकास जब स्थापित nomenclature systematization योजना प्रयोग गर्न सकिन्छ।

वर्गीकरण

अभिलेखीय रेकर्ड राख्दै व्यवस्थापन nomenclature तीन प्रकार मा बाहिर छ:

1. विशिष्ट।
2. उदाहरणीय।
3. व्यक्तिगत (एक विशेष कम्पनी को लागि)।

पहिलो समान संस्थानहरुमा उत्पन्न सामाग्री को संरचना निर्धारण गर्छ। मानक nomenclature एक नियामक कागजात हुन मानिन्छ। लगभग systematization यसको कार्य द्वारा कवर छन् उद्यम, सूचकांक संकेत लागि जानकारी सामाग्री को अनुमानित संरचना निर्धारण गर्छ। यो एक recommendatory अक्षर छन्। systematization यी प्रकार एक व्यक्ति दायराको गठन प्रयोग र परिवर्तन बिना यसलाई मा हस्तान्तरण।

तयारी विशेषताहरु

अभिलेखीय उद्यम रेकर्ड व्यवस्थापनका लागि कागजात अनुसार संरचनात्मक एकाइहरु को nomenclature संग मा निर्धारित फारममा systematized। उत्तरार्द्ध सहमत र नेताहरूले हस्ताक्षर गर्नुपर्छ।

उद्यमी को nomenclature सामान्य फारम बनेको छ। यो सेवा प्रबन्ध को टाउको वा एक अधिकृत कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर संग्रह को टाउको वा शुल्क मा व्यक्ति, द्वारा initialed छ। Nomenclature विशेषज्ञ आयोग द्वारा अनुमोदित हुनुपर्छ, र त्यसपछि कम्पनी को निर्देशकबाट स्वीकृत। यी प्रक्रिया पूरा गरेपछि उद्यम को संरचनात्मक प्रभाग को टाउको प्रासंगिक खण्डहरू एक निकाल्ने प्रदान।

हालको अवधि अन्तिम क्वाटरमा गठन आउँदै वर्ष को लागि nomenclature। Harmonization 5 वर्ष कम्तीमा 1 पटक बाहिर छ। तपाईं संरचना र उद्यम को कार्य, नयाँ nomenclature परिवर्तन भने।

मामलाहरु कम्पाइल लागि प्रक्रिया

समूह भनिन्छ गठन अनुसार यस nomenclature संग प्रदर्शन प्रेरित। संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन संगठन अनुसार फोल्डर को नाम संग जानकारी systematization समावेश छ। नक्कली प्रतिहरू र मस्यौदाहरू को समूह अनुमति छैन। यो अपवाद उच्च मूल्य वाहन छन्। कागज फोल्डर मा राखिएको हुँदैन फर्के गर्न।

कायम राख्ने अभिलेखीय रेकर्ड पालन गरेमा एक केंद्रीकृत ह्यान्डलिङ सामाग्री सेवा जानकारी प्रबन्ध मा प्रदर्शन गरे, र एक decentralized मा छ - दुवै संरचनात्मक एकाइहरु, र माथिको विभाजन। समूह भण्डारण मिडिया को सुरक्षा को लागि जिम्मेवार को व्यक्ति को प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण अन्तर्गत गरिन्छ। आवश्यक छ भने, राज्य अभिलेख मुछिनुभएको कर्मचारीहरु हुन सक्छ।

प्रमुख आवश्यकताहरु

संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन अनुसार नियमहरु को आवश्यकताहरु संग बाहिर छ। संग फोल्डरहरू गठन मा जानकारी वाहक निम्न आवश्यकताहरू पूरा गर्न आवश्यक:

1. अस्थायी र स्थायी भण्डारणको लागि सामाग्री अलग समूहीकृत छन्।
2. फोल्डर एक प्रतिलिपि समावेश छ कागज प्रत्येक।
3. फोल्डर एउटा क्यालेन्डर वर्षको लागि वर्तमान सामाग्री हुनुपर्छ। यो नियम को तथापि, त्यहाँ अपवाद हुन्छन्। यी समावेश:

• प्रासंगिक कर्मचारी को सम्पूर्ण अवधि भन्दा गठन जो व्यक्तिगत फाइलहरू,;
• माल र तिनीहरूलाई निर्वाचित स्थितिमा समितिहरु, उप समूहहरु, दीक्षांत समारोह को अवधिमा regimented को संरचना;
• कागज शैक्षिक संस्थाहरू, कार्यान्वयन र एक स्कूल वर्षमा समूहीकृत;
• मौसम को गतिविधिहरु characterizing नाटकीय सामाग्री,;
• इतिहासहरू, र यति मा।

फोल्डर अधिक 4 भन्दा सेमी को एक मोटाई मा 250 भन्दा कम पानाहरू हुनुपर्छ।

प्रशासनिक कार्यहरू समूह

संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन जानकारी वाहक को विभिन्न प्रकारका systematization आवश्यक छ। विशेषता र प्रशासनिक कार्यहरू सहित यी। तिनीहरूले अनुप्रयोगहरूको प्रकार र कालक्रम अनुसार समूहीकृत छन्:

1. नियामक प्रेरित द्वारा अनुमोदित नियमहरू को प्रावधान, annexes रूपमा कार्य। तिनीहरूले सँगै समूहीकृत छन्। को प्रावधान, विनियम, नियमहरू अलग कार्यहरू रूपमा स्वीकृत गरिएको छ भने, व्यक्तिगत अवस्थामा तिनीहरूलाई systematize।
2. आदेश र आफ्नो कार्यान्वयन लागि उच्च संरचना को निर्णय को उद्यम को क्षेत्रहरु द्वारा समूहीकृत छन्।
3. आदेश कर्मियों सम्बन्धी, अवधारण अवधि अनुसार systematized। जानकारी अलग सामाग्री कम्पनी विभिन्न पक्षले expedient प्रेरित, समूह को एक ठूलो आवाजमा।
4. गतिविधिको प्रमुख क्षेत्रमा आदेश कर्मचारी मा प्रेरित देखि अलग systematized छन्। उदाहरणका लागि, अभिलेखीय रेकर्ड व्यवस्थापन क्रम नै फोल्डर मा समावेश गरिएको छ, र विभाजन जिम्मेवार को टाउको को नियुक्ति - अर्को।
5. स्वीकृत सीमा, रिपोर्ट, अनुमान, itemized सूची, योजना र यति मा। तिनीहरूलाई परियोजनाहरुबाट अलग समूहीकृत।
6. व्यक्तिगत फाइलहरू कागजातहरू स्थान तिनीहरूले प्राप्त गर्दै क्रममा बाहिर छ।
7. अनुहार कर्मचारी ज्याला बिल अलग फोल्डरमा systematized। तिनीहरूले वर्णमाला क्रममा प्रबन्ध छन्।
8. उजुरी, सुझाव, कम्पनी को गतिविधिहरु सम्बन्धमा नागरिक 'उजुरी, आफ्नो विचार र कार्यान्वयनको रेकर्ड अलग व्यक्तिगत मामिलामा लागि व्यक्तिहरूको उजुरी देखि समूहीकृत छन्।
9. पत्राचार को Systematics सामान्यतया कालानुक्रमिक क्रममा एक पात्रो अवधिमा बाहिर छ। यस मामला मा, उत्तर प्रश्नहरूको पछि राखिनेछ। अघिल्लो वर्ष सुरु जो एक विशेष विषय, मा पत्राचार को नवीकरण को मामला मा, कागजातहरू वर्तमान अवधिको फोल्डर समावेश। यस मामला मा अघिल्लो वर्षको सूचकांक संकेत गर्छ।

safekeeping लागि स्वीकार जानकारी वाहक बनाउन

संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन कागज कागजातहरू काम, संरचनात्मक एकाइहरु लागि आवश्यकताहरू एक नम्बर प्रदान गर्दछ। बनाउने वाहक आंशिक वा पूर्ण हुन सक्छ। यो भण्डारण समय मा निर्भर गर्दछ। पूर्ण दर्ता अस्थायी कागजातहरू (10 वर्ष), एक स्थायी सामग्री, साथै कर्मचारी मा प्रेरित आदर मा बाहिर छ। यसलाई समावेश:

1. Hardcover / बांधन फोल्डर।
2. पाना को नम्बर।
3. पृष्ठ-साक्षी अप चित्रकला।
4. आन्तरिक सूची को गठन आवश्यक भएमा।
5. को विवरण समायोजन बनाउने कवर पाना। तिनीहरूले फोल्डरहरू को दर्ता नम्बर, को चरम मिति, र यति मा, उद्यम को नाम छुन सक्नुहुन्छ।

भाग मा आएको 10 भन्दा कम वर्ष को एक अवधि सहित अस्थायी भण्डारण, को लागि सामाग्री। त्यसैले, आश्वासन लेबल को हुन छैन, बाहिर फोल्डर, छैन संख्यात्मक सूची मा जमानत को systematization बोक्न अनुमति छैन।

nuances

संगृहीत रेकर्ड व्यवस्थापन - विशेषज्ञहरु मात्र होइन सुरक्षा जानकारी वाहक, तर पनि तिनीहरूलाई काम गर्न आवश्यकता उत्पन्न गर्नुपर्छ मौका प्रदान जसमा एक गतिविधि। यो अन्त गर्न, प्रेरित कार्डबोर्ड आवरण मा चार प्वाल पार्ने काम द्वारा दायर फोल्डर, constituting। तिनीहरूले पनि सबै कागजात मा पदहरू, रिजोल्युसन, भिसा को मिति पढ्ने संभावना विचार बाँध्न अनुमति छन्।

सबै धातु फास्टनरों को समूह को लागि तयारी मा हटाइएका छन्। स्थायी भण्डारण र विशेष मूल्यवान वा असंरूपित प्रेरित मिलेर लागि अभिप्रेरित सामाग्री तार संग तीन-वाल्व गेटेड फोल्डरहरूमा वा विशेष बक्से मा निहित छन्।

जब व्यक्तिगत प्रकृति को लावारिस कागजातहरू (काम पुस्तकहरू, कार्ड, सैन्य कार्ड, आदि) मा उपस्थित। तिनीहरू छुट्टै खाम राख्नु र सामाग्री बाँकी यसलाई दायर छन्। फोल्डर को अन्त्यमा वर्तमान खाली पाना-साक्षी हुनुपर्छ। फोल्डर को सुरुमा आन्तरिक सूची लागि फारम sutured। सुरक्षा र अरबी अंक संग संख्यात्मक कागज प्रत्येक पानाको प्रबन्धको क्रम सुनिश्चित गर्न। यो नियम पृष्ठ लागू, र सूची लागि साक्षी प्रकारका छैन। नम्बर माथिल्लो दायाँ कुनामा पेन्सिल राख्नु भएको छ।

पाना-साक्षी

यो क्रम अनुसार बनेको छ। यो शब्द र तथ्याङ्कले समावेश छन्:

1. नम्बर पानाहरू संख्या।
2. आन्तरिक सूची पृष्ठ संख्या।

पानामा-साक्षी पनि विशिष्टता नम्बर stipulates। विशेष, चिपके फोटो, ठूलो ढाँचा पृष्ठ, र यति मा संग indexes, हराएको कोड, पृष्ठ संख्या त्यहाँ lettered कि निर्धारण गर्न। साथै, पानामा मुद्रण पुस्तिका को उपस्थिति फोल्डर मा, तिनीहरूले मुख्य नम्बर मा चिन्ह लगाइएको छैन भने गरिएको संकेत गर्छ। पाना-साक्षी संकलक vised। फोल्डरमा स्थिति र संरचना मा पछि परिवर्तन सान्दर्भिक प्रेरित गर्न सन्दर्भ उहाँलाई चिन्ह लगाइएको हुनेछन्। यो एउटा फोल्डर वा कागजात को अन्तिम पृष्ठको नेट कारोबार को शीर्षक पृष्ठमा पाना-साक्षी बनाउन अनुमति छैन।

आन्तरिक सूची

यसलाई भण्डारण र लेखा जानकारी भौतिक समय (10 वर्ष) र लगातार सामग्रीको लागि गठन गरिएको छ। कागजात को किसिमहरु द्वारा सिर्जना व्यवसायीहरूको लागि संकलित रूपमा आन्तरिक सूची, शीर्षक जो सामग्रीहरू disclosed थिएनन्। फारम फोल्डर indexes, शीर्षक, मिति, र पृष्ठ संख्या मा आक्रमण को सिरियल नम्बर मा डाटा प्रस्तुत गर्नुपर्छ।

आन्तरिक सूची लागि सारांश रेकर्ड संलग्न। यो तथ्याङ्कले र शब्द मा यो समावेश कागजातहरू संख्या, साथै यो निर्मित पानाहरू संख्या बताए। आन्तरिक सूची संकलक Endorses। एउटा फोल्डर फारम बिना बाध्य वा stapled छ भने, संकलित सूची आवरण को भित्र संलग्न छ।

सामाग्री को संरचना परिवर्तन फोल्डर "नोट्स" प्रतिबिम्बित हुनुपर्छ। विशेष यो फोल्डरमा थप कागजात सहित हटाउने, कागज प्रतिहरू को प्रतिस्थापन, बुझाउँछ। तल सान्दर्भिक प्रेरित गर्न उल्लेख राख्नु नै समय मा। आवश्यक छ भने, आन्तरिक सूची सारांश पानामा नयाँ प्रवेश, साथै फोल्डर साक्षी को अभिलेखमा द्वारा गठन गर्न सकिन्छ।