संग्रह कोठा आवश्यकताहरु। संगठन अभिलेखालयबाट आधारभूत नियमहरू

अभिलेख संगठन को एक अलग संरचनात्मक एकाइ को रूप मा हुन वा कार्यालय जीवनको अभिन्न भाग हुन सक्छ। यो एउटा अवस्थित कागजात को मात्रा मा निर्भर गर्दछ।

यसलाई कसरी व्यवस्थित गर्न

कुनै पनि व्यवसाय वा संगठन को एउटा अभिलेख सिर्जना आवश्यक विशिष्ट उपाय एक सेट:

1. तपाईं कागजात भण्डारण लागि उपयुक्त भण्डारण ठाउँ चयन गर्न र राम्ररी यसलाई सुसज्जित आवश्यक छ।
2. हेरविचार मानक पूरा अवस्था सिर्जना गर्न लग्नु गर्नुपर्छ।
3. खरिद र अभिलेख लागि आवश्यक उपकरण स्थापना गर्न - यो दृश्य को प्राविधिक बिन्दु यसलाई सुसज्जित गर्न आवश्यक छ।
4. यस रिपोजिटरी सबै आवश्यक कागजात को संग्रह को संगठनको लागि प्रक्रिया संगठित गर्न बाध्य छ।
5. यसलाई विकास र एकाइ को नियामक रूपरेखा द्वारा अनुमोदित हुनुपर्छ।

यी उपायहरूको कार्यान्वयन संग्रह कागजातहरू को सुरक्षा र तिनीहरूलाई आवश्यक अवस्थामा राखन सुनिश्चित गर्दछ।

को archivist गर्ने छ

र आवश्यकताहरु के हुन् संग्रह र कागजातहरू थप भण्डारणको संगठनमा संलग्न गरिने कामदारहरूको लागि हो? तिनीहरूले उदाहरणका लागि संयुक्त तथा आफ्नो keeper, एक सचिव वा receptionist हुन सक्छ?

Archivist - एक विशेषज्ञ जसको कार्य अभिलेखीय गतिविधिहरु व्यवस्थित छ। उसलाई सुम्पिएको कागजातहरू को सुरक्षा को लागि, उहाँले पूर्ण जिम्मेवारी वहन। आफ्नो काम सम्भव छैन राज्य अभिलेखालयबाट को संस्थाले एक विशिष्ट निर्देशन वा (आवश्यक भएमा) इंटर्नशिप पारित बिना छ।

यसको कार्य भाग-समय काम गरिरहेको छ कि अर्को कर्मचारी हस्तान्तरण गर्न सकिन्छ। सामान्यतया, यो archivist जिम्मेवारी कागजात संग सञ्चय रकम पर्याप्त ठूलो छ जहाँ मामला मा व्यक्तिगत कामदार काम तोकिएको छ। ठूलो संगठन, यस उद्देश्यका लागि छुट्टै पोस्ट स्टाफ। यस मामला मा, तथापि, यो सामान्यतया जागिर वर्णन archivist सुम्पिएको काम प्रकार निर्दिष्ट, साथै यसको अधिकार र कर्तव्य बनेको छ।

मुख्य कुरा - प्रक्रिया

अवस्थामा एक विशेष विकास ग्राफिक्स अनुसार संग्रह संस्थाको प्रसारित। आफ्नो रेखाचित्र कागजातहरूको प्रसारित र archivist द्वारा अनुमोदित गर्ने विभागको प्रत्येक को टाउको सहमत हुन छ। संग्रह मा काम कागजातहरू देखि मात्र भण्डारण छन्, तर पनि कहिले काँही प्रयोग, आफ्नो मुद्दा को नियम निर्धारण (यदि लागू भएमा) आफ्नो संगठन, साथै बाह्य stakeholders मा आवेदन पेश गरियो।

कागजात डेलिभरी दर्ता केही पुस्तकहरू मा मनाइन्छ गर्न। त्यहाँ आवश्यकताहरु, आदेश, प्रेरित दर्ता प्रक्रिया को लागि तेस्रो दल प्रक्रियाहरु को अस्थायी प्रयोग गर्न अवस्थामा को स्थानान्तरण मा (अरूलाई बीचमा यी मुद्दा चलाउने व्यक्ति कार्यालय र अदालत समावेश हुन सक्छ) छन्। , र माथि यसको आफ्नै कर्मचारीहरु को एक महिना तीन महिनाको लागि जारी कागजातहरू - पार्टी संरचना को प्रतिनिधिहरु।

संगठन अभिलेखालयबाट आधारभूत नियमहरू

विशेष प्रावधान, व्यवस्थापन द्वारा अनुमोदित आधारमा अभिलेख, साथै कुनै पनि संरचनात्मक एकाइ प्रेरित। आफ्नो काम मा यो कर्मचारीहरु आफ्नै काम वर्णन पालन। कम्पनी द्वारा अपनाए को प्रावधान, अभिलेखहरु आधारभूत नियमहरू (अधिकार र जिम्मेवारी र आवश्यक कागजात को संरचना को कार्यात्मक उपाय स्थिति) बाहिर सेट गर्छ। समावेश यसको आधारभूत कार्यहरू द्वारा:

1. कागजातको अभिलेख पूरक, जो को संरचना नियमहरु को एक अलग खण्डमा सूचीबद्ध गरिएको छ।
2. सामाग्री को रेकर्ड राख्न र तिनीहरूलाई सुरक्षित राख्नुहोस्।
3. सहायता फेला उपलब्ध कागजातमा विकास गर्न।
4. तपाईं संग्रह सामाग्री भण्डारण गरिएका प्रक्रिया प्रयोग गर्न अनुमति दिन्छ।

आफ्नो संगठन कागजातहरू छ भने कि त तयार र संरचनात्मक एकाइ को बाह्य समस्या हो भण्डारण अवस्थामा स्थायी भण्डारणको लागि तिनीहरूलाई पेस गर्नुहुन्छ, रूसी संघ को संगृहीत फंड सान्दर्भिक हुन सक्छ।

यसको कार्यक्षमता

अभिलेख समारोह प्रणालीबद्ध यसको कार्यहरू देखि उठाउन। मुख्य व्यक्तिहरूलाई निम्न छन्:

1. छ कि अधिग्रहण आफ्नै स्रोतहरु,, संगठन वा व्यापार एकाइहरु को सूची कायम।
2. safekeeping लागि कागजातहरू एक व्यवस्थित तरिका तिनीहरूलाई लिन।
3. खातामा लिन माल र आफ्नो पूर्ण सुरक्षा सुनिश्चित गर्नुहोस्।
4. गठन र एक अनलाइन मद्दत प्रणाली, को अभिलेखीय कागजातहरू सम्बन्धित कायम राखेर।
5. आचरण जानकारी सेवा व्यवस्थापन र संगठन सबै संरचनात्मक एकाइहरू।
6. मुद्दा संगठित र विचार र प्रयोगको प्रक्रिया विश्लेषण गर्न, अनुसार व्यक्तिविशेष र अन्य संगठनहरू को आवश्यकता संग दस्तावेज प्रयोग गर्नुहोस्।
7. नागरिक सामाजिक र कानुनी प्रकृति अनुरोध गर्न बयान र सरकारी प्रतिक्रियाहरू तयार।
8. बाहिर एउटा कागजातको मूल्य को परीक्षा मा गतिविधिहरु ले, को नगरपालिका वा राज्य संग्रहमा स्थायी भण्डारण गर्न एक दृश्य संग (मामला मा संगठन संग्रह को अधिग्रहण को माथि स्रोतहरु को एक हुँदा), संगठित गर्न, कार्यवाही हस्तान्तरण।
9. स्रोतहरू को अधिग्रहण मा गठन र अभिलेख फाइलहरू को विशुद्धता चेक - आफ्नै संरचनात्मक एकाइहरु र अन्य संगठनहरू दुवै।
10. व्यापार उद्यम nomenclature राख्नेबारे काम व्यवस्थित गर्न।
11. प्रत्येक संरचनात्मक उपशाखा को दस्तावेज संग व्यावहारिक र methodological सहयोग उपलब्ध।
12. संग्रह र रेकर्ड व्यवस्थापन को विकास मा भाग।
13. व्यवस्थापन दस्तावेज सम्बन्धित स्थितिहरु मा archivists र कर्मचारीहरु प्रशिक्षण गर्ने उद्देश्यका लागि आयोजित घटनाहरू भाग लिन।

कहाँ राख्न

हामीलाई अब संग्रह कोठा आवश्यकताहरु छ के विचार गरौं। विचार गर्नुपर्छ के को सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण को, - कुनै पनि जो कच्चा हुन सक्छ, काठ भवन पुरानो चरित्र भवनहरु को भवनहरु अनुमति छैन मामला मा राख्न, मात्र मुख्य कोठा, तर basements संग attics, साथै भवन मा, चुलो ताप छ।

एक पुरा जस्तै संरचना कागज कागजातहरू भण्डारणको लागि अनुकूल छ भने, त्यसपछि एउटा अभिलेख आवश्यक एक पृथक कोठा चाहनुभएको।

निकट भविष्यमा आफ्नो संगठन आफ्नै संग्रह स्थापना गर्न योजना भने, यहाँ तपाईं आफूलाई तयारी प्रक्रियामा छलफल हुनुपर्छ भनेर आवश्यकताहरु को सूची संग familiarize मौका छ। ध्यान दिएर र सुरक्षित सबै आवश्यक कागजात भण्डारण गर्न - त्यसैले संग्रह कोठा जसको मिसन, मुख्य आवश्यकताहरु के हुन्?

आवश्यक छ के को सूची उपलब्ध गर्न

1. संग्रह।
2. कोठा कागजातहरू को स्वागत, अस्थायी भण्डारण र acclimatization लागि डिजाइन गरिएको छ।
3. कोठा कागजातहरूको प्रयोग गरिने छ।
4. अपरेटिङ कोठा (वा कोठा) कर्मचारीहरु लागि।

जब स्थान पर्याप्त छैन ...

फाइल कोठा ठाउँ उहाँलाई अन्तर्गत अपहरण को संभावना दिनुहुन्छ जहाँ छैन मामला मा धेरै कोठा समर्पित एकल ठाउँ विभाजन द्वारा विभाजित क्षेत्र विभाजित गर्नुपर्छ। कडाई यो मामला मा पालन गर्न छ जो आधारभूत आवश्यकता, - एक देखि कागजातहरू अर्को भण्डारण स्थान छुट्टयाएर तिनीहरूलाई काम।

एक छुट्टै कोठा वा विशेष निर्माण र जगेडा रूपमा प्रयोग कागजात भण्डारण भवन रूपमा छाँटकाँट एक, आवश्यक छ वस्तुहरु आगो को संभावना को मामला मा एक जोखिम बोकेको हटाउन। एउटा उदाहरण उल्लेख गर्न सकिन्छ रूपमा कार पार्क, गैरेज र पेट्रोल स्टेशन हो। भवन वा परिसर संग्रह नजिक निकटता मा वायु प्रदूषण को स्रोतहरु रूपमा सेवा गर्ने वस्तुहरु हुन अनिवार्य छ।

आदर्श, फाइलहरू सधैं एक, अलग सबै आवश्यक नियमहरू निर्माण यो भवन लागि मात्र डिजाइन मा राखिएको हुनुपर्छ। तर, दुर्भाग्य, वास्तविकता यसको सर्तहरू लेखाएर छ, र सबै भन्दा संगठनों मा, कागजात, पहिले देखि नै अवस्थित सुविधा भण्डार छन् यो उद्देश्य लागि परिवर्तित र छाँटकाँट।

त्यो कुरा सही

संग्रह को भवनहरु र परिसर गर्न नियामक आवश्यकताहरु थाह। निम्नानुसार ती हुन्:

1. भण्डारण भविष्य छ मानिन्छ छ जो भवन, प्रशासनिक संख्या उल्लेख गर्न आवश्यक छ। यसलाई कडाई लागू जहाँ त्यहाँ खानपान सेवाहरू, खाना भंडारगृहों, स्टोर inflammable पदार्थ र आक्रामक को श्रेणी छन् संग्रह, साथै सान्दर्भिक रासायनिक प्रविधि राख्न निषेधित छ।
2. बहिष्कृत एक unheated कोठा मा राखेर र कहाँ स्वच्छता आवश्यकताहरु संग गरिहाले छैन। माथि उल्लेख जीर्णता संग्रह भवन को unacceptability मा।
3. यो संग्रह कोठा लागि आगो आवश्यकताहरु अनुरूप गर्न विशेष महत्त्वपूर्ण छ। सम्भव आगो यसको सुरक्षा - दस्तावेज सुरक्षित भण्डारण मुख्य अवस्थाको एक। जनवरी 2009 मा, रूस को संस्कृति मंत्रालय आदेश 3 रूसी संघ सरकार र नगरपालिका संग्रह को आगो सुरक्षा को विशेष नियम बाहिर सेट नियामक आवश्यकताहरु को एक श्रृंखला अपनाए जारी। आवश्यक कागजात भण्डारण नियमहरु को उपकरण अवश्य पालन गर्न जब।
4. निर्माण गरेको डिजाइन बाढी को impossibility सुनिश्चित छ। कोठा आपतकालीन निस्कनुहोस् हुन आवश्यक छ। कुनै मामला मा यो माध्यम मुख्य पाइप (पानी-असर वा ग्याँस) पारित गर्नेछ।

यो छिंडीमा मा नियुक्ति फाइल गर्न सम्भव छ?

यो छिंडीमा कोठा, माथिल्ला तलाहरू वा बदलाव यस्तो अटारी अन्तरिक्ष रूपमा अभिलेखीय भण्डारण नियुक्ति सिफारिस गरिएको छैन।

आपतकालीन अवस्थामा त्यहाँ यो नियम अपवादहरूको हुन सक्छ। सुसज्जित यांत्रिक वेंटिलेशन संग छिंडीमा सुक्खा र राम्रो गरम, सक्षम एक घण्टा वा दुई तीन breathability लागि प्रदान गर्न जब उनि स्वीकृत छन्। मचान वा अटारी लागि अभिलेख सम्भव मात्र उपयुक्त तापमान र चिस्यान अवस्था प्रदान गरिएको छ।

परिसर लागि धेरै महत्त्वपूर्ण आवश्यकता ताराहरु उपकरण आदर अभिलेख। यो airtight सकेट बन्द गर्न बाध्य भएको छ। पोर्टेबल बिजुली उपकरण को तार रबर इन्सुलेशन संग प्रदान गरिन्छ। छैन घर भित्रका राखिएको हुनुपर्छ वा तल्ला सर्किट तोडने को साधारण भण्डारण।

चयन गरिएको गैर-dusting र अभिलेखीय भण्डारहरूमा खत्म लागि भवन निर्माण सामाग्री रूपमा गैर-संक्षारक सामाग्री। बुझाने सिस्टम तटस्थ को माध्यम, कागजात लागि सुरक्षित साथ सुसज्जित हुनुपर्छ। यो भण्डारमा आगो प्रयोग गर्न अनुमति छैन, हीटर वा स्थान विदेशी वस्तुहरु समावेश गर्नुहोस्।

सारांशमा गर्न

संग्रह कोठा सबै माथि आवश्यकताहरु अनुपालन मा चयन गरिएको क्षेत्र को कमी भएपछि उपयुक्ततामाथि वा प्रयोगको लागि unsuitability मा अन्तिम निर्णय लिन। सम्भावित स्वच्छता र epidemiological स्टेशन र राज्य आगो पर्यवेक्षण जाँच पछि यस्तो निर्णय लिनुहोस्। जहाँ केवल विस्तृत परीक्षा को प्रक्रिया पछि तय छ अभिलेख राखिएको गर्न सकिन्छ।

यसको उद्देश्य - प्रमुख संरचनात्मक स्थायित्व, निरीक्षण गर्न सम्भावित लोड (उपकरण संग्रह लागि र भण्डारण कागजातहरू को वजन) को गणना मा फर्श बीच मिल्दाजुल्दा को बल सुनिश्चित उपलब्धता र वेंटिलेशन र ताप प्रणाली को वर्तमान स्थिति जाँच, उपयुक्त स्तर आगो कोठा स्पष्ट र निर्धारण गर्न।

सबै सान्दर्भिक सेवाहरूको संगठन (भविष्यमा संग्रह को सामान्यतया कर्मचारीहरु) को प्रतिनिधिहरु, र कर्मचारीहरु रूपमा संलग्न अडिट मा - .. भवन, आगो, सुरक्षा, आदि परीक्षा को परिणाम अन्तिम कार्य को तयारी प्रतिबिम्बित गर्दै हुनुहुन्छ।